Niemikotisäätiön johdon määrätietoinen suhtautuminen laadun jatkuvaan parantamiseen on pohja kaikelle muulle kehittämistyölle. Vuonna 2019 laatutyötä vietiin eteenpäin sisäisenä kehittämishankkeena, jonka vetäjänä toimi vastaava ohjaaja Ari Kuusela. Arin apuna työskenteli säätiön ulkopuolelta rekrytoitu määräaikainen projektityöntekijä, Soili Mustonen, jolla oli aikaisempaa kokemusta SHQS laatuohjelmasta.
Vuoden 2019 aikana käyttöön otettiin IMS-toimintajärjestelmä alustaksi laadunhallintaan. Hallinto ja laatutyöntekijät kokoontuivat neljään työpajaan, joissa tutustuttiin IMSin toiminnallisiin ominaisuuksiin. Tallentamalla IMS-järjestelmään kaikki ajan tasalla olevat johdon ja työntekijöiden tarvitsemat prosessit, dokumentit, käsikirjat, mittarit, raportit ja riskiarvioinnit varmistetaan sovittujen pelisääntöjen mukainen toiminta kaikissa työyksiköissä. Näin laatutyö tukee hyvää henkilöstökokemusta, josta seuraa hyvä asiakaskokemus ja toiminnan vaikuttavuus. Sähköinen järjestelmä vastaa myös hyvin Niemikotisäätiön kestävän kehityksen periaatteisiin vähentämällä tarvetta paperitulosteisiin.
IMSiin kuvattiin ensimmäisen käyttövuoden aikana ydin- ja tukiprosessit ja niiden käytännön työtä ohjaavia menettelytapoja. Tässä työssä prosessivastaavien ja muiden prosessien omistajien sitoutuminen vastuualueensa kehittämiseen yhdessä työntekijöiden kanssa oli merkityksellistä. Yleisesti koko säätiön toiminnan tasalaatuisuutta vahvistettiin mm. kirjoittamalla yksiköiden omavalvonta- ja asiakasturvallisuussuunnitelmat yhtenäiselle pohjalle. Useimmat yksiköt olivat mukana yhteiskehittämisessä, jossa luotiin aiempaa laajempi toimintamalli laadun parantamiseen poikkeamien raportoinnin ja syiden analysoinnin avulla.
Sosiaali- ja terveydenhuollon laatuohjelman (SHQS) mukaiset itsearvioinnit toteutettiin ensimmäisen kerran keväällä 2019. Säätiön johto vertasi toimintaa johdon kriteeristön vaatimuksiin ja henkilökunta teki prosessikohtaiset arvioinnit. Avoimen ja kehittävän keskustelun mahdollistamiseksi asumispalvelujen kohdalla arviointi tehtiin kolmessa eri ryhmässä ja työtä ja toimintaa -palvelujen kohdalla kahdessa ryhmässä. Itsearviointien perusteella hallinto ja prosessivastaavat laativat kehittämissuunnitelman valittujen laatukriteerien saavuttamiseksi.
Vuoden 2019 aikana Niemikotisäätiölle koulutettiin kuusi sisäistä auditoijaa, jotka tekivät harjoitusauditoinnit hallinnon määrittelemistä aiheista viiteen yksikköön. Sisäiset auditoijat osallistuivat Niemikotisäätiön sisäisten auditointien menettelytavan kehittämiseen.
Palvelun laatu ei synny tyhjiössä vaan tunnistettujen asiakastarpeiden sekä tavoitteellisen, suunnitelmallisen, arvioitavan ja mitattavan yhteisen tekemisen kautta. Nyt on käyttöönotettu työvälineitä auttamaan ja tukemaan jokaista Niemikotisäätiön työntekijää parantamaan oman työnsä laatua: jakamalla hyviä käytäntöjä, olemalla avoin poikkeamien raportoinnissa ja ottamalla palvelunkäyttäjiä mukaan kehittämistyöhön. Laatu ei tule koskaan valmiiksi, yhdessä saamme sitä edistettyä.
Sosiaali- ja terveydenhuollon laatuohjelma SHQS (Social and Health Quality Standard
- ohjelma perustuu kansainvälisen ISQ kattojärjestön laatuperiaatteisiin sekä auditointien ja laaduntunnustusten myöntämisen vaatimuksiin
- yksinoikeus Suomessa Labquality oy:lla
- ohjelman laatukriteerit sisältävät ISO 9001-2015 standardin keskeiset vaatimukset, jotka on sovitettu suomalaisen sosiaali- ja terveydenhuollon alalle soveltuviksi ja viranomaisvaatimukset täyttäviksi
- ohjelmaan kuuluvat organisaation itsearvioinnit ja niiden perusteella tehtävä kehittämistyö, suunnitelmalliset sisäiset auditoinnit ja johdon katselmukset
- laatutyön edistyessä organisaatio voi edetä ulkoiseen laaduntunnusauditointiin ja laaduntunnustukseen, jonka ylläpitäminen edellyttää vuosittaisia ulkoisia ylläpitoauditointeja, ja kerran 3 vuodessa uusittavaa laaduntunnustusauditointia
- itsearviointi toteutetaan sähköisessä Laatuportti järjestelmässä, jota hallinnoi Qreform
- Suomessa yli 70 sosiaali- ja terveydenhuollon organisaation käytössä
IMS (Integrated management System) toimintajärjestelmä
- selainpohjainen pilvipalvelu, jonka on kehittänyt kotimainen Arter oy
- Hollantilainen Total Specific Solutions (TSS) osti 2019 Arterin koko osakekannan
- Suomessa yli 500 organisaation käytössä
Ensiaputarvikkeiden tarkastaminen sisäisessä harjoitusauditoinnissa 
Omavalvontasuunnitelman tarkastaminen sisäisessä harjoitusauditoinnissa 
Itsearvioinnin työstöä SHQS-kriteeristöillä
