Asiakastietojärjestelmä

TIETOSUOJASELOSTE
ASIAKASTIETOJÄRJESTELMÄ

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaselosteen laatimispäivämäärä:  22.4.2018
Tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi:   17.03.2026

1. Rekisterin nimi
Asiakastietojärjestelmä

2. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Rekisterinpitäjä: Helsingin kaupunki 
Sosiaali-,  terveys- ja pelastustoimiala

sotepe.tietosuoja@hel.fi

Niemikotisäätiö käsittelee tietoja kaupungin lukuun palvelun tuottajana.

3. Keneen voit ottaa yhteyttä?
Tietosuojavastaava: Niina Sahlberg
Sähköposti: tietosuoja@niemikoti.fi

4. Mihin tietojasi käytetään?

Niemikotisäätiö tuottaa asumispalveluita ja toiminnallista sosiaalista kuntoutusta mielenterveysongelmaisille helsinkiläisille asiakkaille. Palveluissa työskentelee nimikesuojattuja terveyden- ja sosiaalihuollon ammattihenkilöstöä sekä erityisosaajia. Rekisterin tarkoituksena on dokumentoida asiakkaan saamaa palvelua. Tähän kuuluu:

  • Palvelun järjestäminen ja toteuttaminen.
  • Toteuttamissuunnitelman teko, palvelun suunnittelu ja toteuttaminen.
  • Sosiaalihuollon asiakaskertomuksen muodostaminen ja hallinta
  • Laskutusaineiston keräys ja hallinnointi
  • Palveluun liittyvien tilastotietojen keräys ja analysointi

Miksi saamme käsitellä tietojasi​?

Asiakastiedot: EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

·         erityisten tietojen osalta Art 9(2)(h) (terveystiedot)

Työntekijöiden tiedot: EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 b-kohta: Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.

Toiminnallinen kuntoutus: EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.

5. Mitä tietoja keräämme?

Asiakkaat/palvelujenkäyttäjät

  • Perustiedot (nimi, henkilötunnus, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite, kotikunta, yhteistyötahojen yhteystiedot, sukupuoli)
  • Omaisten nimi ja yhteystiedot
  • Terveyden tilaan ja lääkitykseen liittyvät tiedot, lääketieteelliset diagnoosit, seurantatiedot (mittaukset jne.), palveluiden suunnitteluun, toteutukseen, ja arviointiin liittyvät tiedot ja kirjausmerkinnät
  • Palvelun toimittamiseen ja palvelun laadunvarmistamiseen tarvittavat palvelunkäyttäjän tiedot mm. asiakaslaskutusasiakirjat, vuokra- ja sopimusasiakirjat.
  • Annetut palvelut ja myönnetyt etuudet
  • Toteuttamissuunnitelma, palveluun liittyvät päivittäiskirjaukset ja muut tiedot
  • Poissaolotiedot (laskutuksen ja Hilmon kannata oleelliset)
  • Palveluihin jonottavien asiakkaiden tiedot
  • Toimintayksikön päivittäiseen johtamiseen ja käyttöön liittyvät listat kuten ruokailijoiden listat, asuntotiedot

Työntekijät

  • Henkilötiedot (nimi)
  • Ammattinimike ja tehtävä organisaatiossa
  • Ammattikortin numero tai henkilötunnus
  • Asiakastietojärjestelmän käyttöoikeuden alku- ja loppuajankohta sekä tietojärjestelmän käyttöoikeudet
  • lokitiedot järjestelmän käytöstä (Niemikotisäätiö näissä rekisterinpitäjä)

6. Mistä saamme tietosi?

  • Asiakkaalta itseltään
  • Palveluun ohjaavan viranomaisen manuaaliset ja sähköiset aineistot.
  • Asiakkaan suostumuksella asiakkaan omaiset ja läheiset.
  • Yhteistyötahojen asiakkaan suostumuksella luovuttamat tiedot.
  • Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20§:ssä määritellyt viranomaiset ja julkisoikeudelliset yksiköt, laitokset ja yhteisöt sekä yksityiset ammattihenkilöt.

7. Kenelle tietoja luovutetaan?
Tietojen luovutuksessa noudatetaan sosiaali- ja terveydenhuollon voimassa olevaa lainsäädäntöä. 1.9.2026 alkaen Niemikotisäätiön kirjaamat asiakastiedot siirtyvät Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon.

Lisäksi säännönmukaisesti luovutetaan palvelun ostajan (Helsingin kaupunki) tai muun viranomaisen lakisääteiseen tiedonsaantioikeuteen perustavat tiedot (mm. laskutustiedot ja laskutuksen liitteet ja THL:n hoitojaksotiedot)

Helsingin kaupungille luovutetaan säännöllisesti uudet ja pois muuttaneet asiakkaat sekä Niemikotisäätiön sisäiset siirrot Helsingin kaupungin sosiaaliviraston menettelytapaohjeiden mukaisesti.

Ulkomaille suuntautuvien matkojen yhteydessä syntyvät tilapäiset matkustajarekisterit luovutetaan matkanjärjestäjille ja Niemikotisäätiön hallinnolle.

Uusien Jälleenvuokrauksen asiakkaiden arvio tuloista raportoidaan säännöllisesti Helsingin kaupungin asuntotoimistolle. Jälleenvuokraus kerää luovutettavat tiedot hakijoilta asunnon hakemisen yhteydessä.

8. Siirretäänkö tietoja ulkomaille? 

Kaikki asiakasjärjestelmän turvapalvelimella olevat tiedot on tallennettu Suomessa sijaitseville palvelinlaitteille. Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

9. Miten tietosi suojataan? 

a. paperiaineisto
Tiedot säilytetään lukituissa, kulkuvalvotuissa tiloissa. Pääsy on mahdollista vain niillä työntekijöillä, joilla on työtehtävään liittyvä oikeus nähdä ja käsitellä asiakirjoja.

Edellä oleva koskee myös yksittäisen toimintayksikön sisäiseen käyttöön ja johtamiseen tarkoitettuja manuaalisia aineistoja.

b. sähköinen aineisto
Niemikotisäätiö toimii asiakastietojärjestelmän pääkäyttäjänä. Järjestelmän teknisestä toiminnasta vastaa sen toimittaja.

Asiakastiedot tallennetaan suojatuille palvelimille Suomessa. Tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti.

Järjestelmään kirjaudutaan henkilökohtaisilla tunnuksilla tai SOTE-kortilla. Käyttäjät näkevät vain ne tiedot, joita tarvitsevat työssään. Kaikki tietojen katselut ja muutokset tallentuvat lokiin.

Tiedonsiirto on suojattu salauksella.

Kaikki tiedot ovat luottamuksellisia. Asiakastiedot ovat salassapidettäviä.

10. Rekisteröidyn oikeudet
Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeuksia omiin tietoihinsa. Kaikkia oikeudet eivät yleensä koske sosiaalihuollon asiakastietoja. Jos haluat tarkastaa tai korjata tietojasi, kirjallinen pyyntö osoitetaan kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Rekisteritietojen tarkistuspyyntö ja rekisteritietojen korjaamisvaatimus -lomakkeet löytyvät osoitteesta https://niemikoti.fi/tietosuoja. Pyyntöön vastataan kuukauden kuluessa.

1. Oikeus saada pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus saada tieto siitä, miten henkilötietojasi on käsitelty sekä saada
kopiot kerätyistä henkilötiedoista. 
2. Oikeus tietojen oikaisemiseen
Sinulla on oikeus pyytää Niemikotisäätiötä oikaisemaan sinua koskevat epätarkat tai
virheelliset tiedot. Tiedon virheellisyys ratkaistaan tapauskohtaisesti sen
perusteella, onko tieto käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen (tarpeeton,
puutteellinen, vanhentunut).
3. Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)
Lähtökohtaisesti meidän pitää säilyttää henkilötietojasi koko asiakassuhteen voimassaoloajan ja vielä sen päättymisen jälkeen. Oikeutta tietojesi
poistamiseen ei siis ole, jos käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen
noudattamiseksi tai jos käsittely tapahtuu oikeudellisen vaateen laatimiseksi,
esittämiseksi tai puolustamiseksi.

4. Käsittelyn rajoittaminen
Sinulla on oikeus tietyissä laissa määritellyissä erityistilanteissa pyytää
henkilötietojen käsittelyn rajoittamista.
5. Käsittelyn vastustaminen
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, jos käsittely perustuu
oikeutettuun etuun tai henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia
varten.
6. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Sinulla on oikeus pyytää tietokoneluettavassa muodossa siirrettäväksi eteenpäin
toiselle palveluntarjoajalle. Tämä oikeus koskee niitä tietoja, jotka ovat
sähköisessä muodossa ja joiden käsittely perustuu joko suostumukseen tai
sopimuksen täytäntöön panemiseen.
7. Oikeus peruuttaa suostumus
Jos henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa
suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruuttamisen jälkeen kyseinen
suostumukseen perustuva käsittely lopetetaan.
8. Oikeus tehdä valitus viranomaiselle
Jos emme ole käsitelleet tietojasi mielestäsi lainmukaisesti, voit tehdä valituksen
tietosuojaviranomaiselle, joka suomessa on tietosuojavaltuutettu: tietosuoja.fi.Arvostaisimme kuitenkin sitä, jos ottaisit yhteyttä ja
kertoisit huolenaiheesi ensin suoraan meille, jotta voisimme yrittää ratkaista ne
yhdessä.


11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Niemikotisäätiö voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Niemikotisäätiö voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. Kieltäytymisperusteista säädetään yleisen tietosuoja-asetuksen 12 artiklassa, 15 artiklan 4 kohdassa sekä tietosuojalain 31 ja 34 pykälissä.

12. Henkilötietojen säilytysaika
Sosiaalihuollon tietojen osalta: Kaikki asiakasasiakirjat säilytetään 30 vuotta palvelun päättymisestä tai 12 vuotta asiakkaan kuolemasta. Pysyvästi säilytetään 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asiakasasiakirjat.

Lokitietoja säilytetään 12 vuotta (asiakastietolain säilytysaika -liite).

Taloushallinnon tositteet säilytetään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.